Dear customer,
Thank you for choosing XXX as your one stop shop for all your communication needs. Here at XXX we believe in providing world class customer service and putting our customers first.
In reviewing our year-end records, we noticed that we have not yet received your updated documentation for proof of tax exemption. We want to ensure that you continue to benefit from tax exemption status.
If you still qualify for a tax exemption please forward us with proof. We require complete copies (front and back) of valid proof, of exemption, such as a Native Status Card, Diplomat passport or Official Signed Government Letterhead. Also please ensure to add your account number and the tax for which you are requesting an exemption.
All documentation can be faxed directly to us at 1-888-555-5555 or mailed to XXX. In order to avoid any disruption to your tax exemption, we will require all documentation by (date1). If you no longer qualify for a tax exemption, no action is required. If we do not hear from you, the exemption will be removed from your account as of (date1) and applicable taxes will be added to charges on your next invoice.
If you have any questions or concerns please feel free to call our customer service number at 1-888-555-5555. If for any reason you are not able to provide us the required documentation by (date1) and need to make special arrangements you may do so by contacting us at the above numbers.
Sincerely,
And now, on the reverse side of this letter:
(date, in English)
Nous vous remercions d'avoir choisi XXX comme fournisseur unique pour tous vos besoins en matière de communication. Ici à XXX, nous voulons fournir un service à la clientèle de classe mondiale et toujours mettre nos clients en premier.
Dans nos rapports de fin d'année, nous avons remarqué que nous n'avons pas encore reçu les documents mis à jour de votre preuve d'admissibilité à l'exemption des taxes. Nous voulons nous assurer que vous continuerez de bénéficier du statut de l'exemption des taxes.
Si vous êtes encore admissible à l'exemption des taxes, veuillez nous en envoyer la preuve. Nous exigeons les copies complètes (recto verso) des preuves d'exemption valides, telles que la carte de statut indien, le passeport diplomatique ou la Lettre portant l'en-tête officiel du gouvernement. Veuillez vous assurer aussi d'indiquer votre numéro de compte et la taxe pour laquelle vous demandez l'exemption.
Vous pouvez nous faire parvenir tous les documents directement par télécopieur au numéro 1-888-555-5555 ou les envoyer par courrier à XXX. Afin d'éviter toute interruption de votre exemption de taxes, nous exigeons tous les documents avant le (date1). Si vous n'êtes plus éligible à l'exemption des taxes, aucune action n'est requise. Si nous ne recevons pas de nouvelles, l'exemption sera supprimée de votre compte en date du (date2), et les taxes applicables seront ajoutées à vos frais sur la facture suivante.
Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter directement au 1-888-555-5555. Si pour une raison quelconque vous ne serez pas en mesure de nous fournir les documents nécessaires avant le (date1), et que vous avez besoin d'arrangements spéciaux, veuillez nous contacter au numéros mentionnées ci-dessus.
Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l'expression de nos salutations distinguées.
Now, I could go on about how the dates don't match up between the two versions, how there are even mistakes in the original, how certain passages are more than a little clumsy, how the punctuation is really weird, but how overall, it was a better effort than a lot of the texts I will post here.
Instead, I will merely state that this was received last September from my former cell-phone provider. OK, I am not, and I never have been, a Native, a diplomat or a government official; furthermore, I have not done business with this partcular company for nearly five years. Why? Well, mostly because they got into this habit of calling me to complain I had not paid their bill about two days before I got said bill in the mail. They did this, regardless of the date of my last payment, for six months. Then I told them to @#$% off. So I should thank them for proving me right. But I digress.
Accuracy trumps appropriate language use any day of the week.
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